Actiunea de transfer a unor publicatii in cadrul unei biblioteci mari nu este reglementata in mod deosebit / explicit in manualele practice de biblioteconomie sau de lege. Ea se face totusi uneori, destul de rar, din diferite motive: repartizarea initiala gresita, existenta titlurilor / dubletelor care nu mai circula, modificarea opticii in privinta continutului fondului de publicatii al sectiilor sau infiintarea unor noi filiale care nu au inca suficiente carti etc.
Evidentierea gestionara prin stampila si sigla
Luarea in evidenta a noilor carti intrate in biblioteca presupune si repartizarea lor gestionara pe sectii, respectiv cele de imprumut: Sala de lectura, Imprumut acasa pentru adulti, Imprumut acasa pentru copii, filiale.
Pentru a evidentia acest aspect, se stampileaza cartea respectiva cu stampila sectiei / filialei respective si se inscrie sigla ( SL, A, C etc.) pe fisele topografice, pe spatele fisei-matca din catalogul alfabetic de serviciu (daca se mai mentine si se mai dezvolta), in Registrul inventar (evidenta individuala) si in rubrica special destinata din descrierea digitala. Aceasta pentru a ajuta, ca si cota cartii, in orientarea cititorilor si bibliotecarilor asupra locului cartii respective in biblioteca. De asemenea, sigla si stampila specifice pot ajuta la inventarele periodice, cand e posibil sa apara in fondul de carte ale unei sectii de imprumut, alte carti, de la alte sectii. Fiecare sectie de imprumut din cadrul unei biblioteci mari ar trebui sa conduca / dezvolte un sub Registru de Miscare a Fondului (evidenta globala) care sa oglindeasca numarul de documente si valoarea lor la un moment dat.
Pasi tehnici in transferul de carte:
- Propunere a bibliotecarului-gestionar adresata Conducerii institutiei, cu motivarea transferului, a numarului de volume si a valorii lui.
- Aprobarea propunerii de transfer prin decizie a Consiliului de Administratie.
- Modificarea siglei pe fisa-topografica, in catalogul alfabetic de serviciu, in Registrul inventar si in descrierea bibliografica digitala.
- Taierea cu cerneala rosie (X) a vechii stampile a sectiei care preda si aplicarea noii stampile a sectiei care preia cartile.
- Intocmirea Procesului-verbal de transfer care trebuie sa cuprinda exact numarul de carte transferat la noua sectie de imprumut si valoarea lui in roni. Acest act are ca anexa un Borderou de transfer (realizat computerizat) pe baza fiselor-topografice cuprinzand rubricile : nr. crt., numarul de inventar (in ordine crescatoare), autorul / titlul, anul de aparitie, cota si pretul in roni a cartii. El este inregistrat la Secretariat, aprobat / vizat cu semnatura si stampila de conducatorul bibliotecii si a contabilului si semnat de bibliotecarii gestionari care predau / primesc cartile transferate, precum si de bibliotecarul de la Departamentul de Evidenta-prelucrare, cel care coordoneaza transferul si face modificarile de stampila si sigla in instrumentele bibliotecare specifice.
- Inscrierea actului de transfer in Registrele de Miscare a Fondului (rubricile de iesiri / intrari) ale sectiilor, respectiv scaderea / incarcarea de / cu gestiunea cartilor.
- Predarea si primirea propriu-zisa a cartilor transferate de catre bibliotecarii gestionari in prezenta bibliotecarului care se ocupa cu evidenta
cartilor. Aranjarea lor in raft la cota pusa pe carte.
Concluzii
Transferul de publicatii in cadrul aceleeasi institutii bibliotecare este diferit de cel facut intre biblioteci. Actiunea de transfer sa face in echipa, adica cu participarea bibliotecarilor-gestionari din sectiile de imprumut care dau sau primesc cartile, a bibliotecarului (component al Comisiei de evaluare a gestiunii) care se ocupa de evidenta cartilor in biblioteca si a biroului de contabilitate din biblioteca. Cand nu se face corect si explicit, transferul poate provoca incurcaturi gestionare si de evidenta ce greu pot fi rezolvate ulterior sau cu ocazia inventarierilor periodice.
Ea trebuie facuta in pauze de timp cand nu exista carti noi de prelucrat, cu atentie pentru a nu trezi suspiciuni si pentru a evidentia clar, in numar de carti si valoare, modificarile de gestiune ale sectiilor participante.
Transferul in sine se poate aplica corespunzator si altor documente de biblioteca: casete video, CD-uri etc.
Pentru bunul mers al unei biblioteci mari si pentru o claritate a evi dentei gestionare a sectiilor
de imprumut actiunea de transfer a unor publicatii ar trebui discutata practic si in manualele de specialitate sau mentionata in legislatia bibliotecara.